Путевой лист в 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0

В программе 1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0, начиная с релиза 74, автоматизирован учет затрат на приобретение топлива для служебных автомобилей по путевым листам. В связи с этим, в программе в Плане счетов бухгалтерского учета появились новые счета, появился новый справочник Транспортные средства, появился новый документ Путевой лист, а документ Поступление приобрел новый вид операции с названием Топливо. В настоящей статье мы подробно рассмотрим все нововведения и на конкретных примерах попытаемся разобраться, как их можно использовать при ведении учета.

Начнем с Плана счетов.

Во-первых, счет 10.03 «Топливо» теперь превратился в счет-группу, к которому открыто два субсчета. Счет 10.03.1 «Топливо на складе» аналогичен «старому» счету 10.03, имеет такую же аналитику и полностью заменяет старый счет. Новый счет 10.03.2 «Топливо в баке» имеет два уровня аналитики: вид субконто Номенклатура и вид субконто Транспортные средства (новый справочник). По счетам ведется суммовой и количественный учет.

Во-вторых, появился новый, довольно странный, счет 76.15 «Приобретение по топливным картам». Счет имеет такую же аналитику, как и счет 10.03.2. По счету ведется только количественный учет.

Измененные и новые счета бухгалтерского учета показаны на Рис. 1.

Рисунок 1.

Для того, чтобы в программе можно было использовать документ Путевой лист, необходимо в форме Функциональность программы на закладке Запасы включить соответствующий флажок (Рис. 2).

Рисунок 2.

Далее необходимо заполнить новый справочник Транспортные средства.

В элементе справочника указывается марка автомобиля, государственный знак (регистрационный знак) и идентификационный номер (VIN). Выбирается вид топлива для автомобиля (элемент справочника Номенклатура) и, для автоматического расчета объема израсходованного топлива, указывается норма расхода на 100 км. (норма может определяться из документов изготовителя или методических рекомендаций Минтранса).

Пример заполнения элемента справочника Транспортные средства для нашего будущего примера показан на Рис. 3.

Рисунок 3.

Для физического лица – водителя автомобиля необходимо заполнить в программе реквизиты водительского удостоверения, которые будут использоваться при печати путевого листа. Заполняются они, соответственно, в справочнике Физические лица по гиперссылке Все документы.

Пример заполнения водительского удостоверения показан на Рис. 4.

Рисунок 4.

Все предварительно-подготовительные операции в программе мы выполнили, теперь нам пора заняться непосредственно путевым листом.

Документ Путевой лист отрабатывает в программе два варианта приобретения автомобильного топлива: кассовый чек (оплата топлива наличными или банковской картой) и топливная карта (оплата топлива топливной картой). Давайте вначале разберемся с первым вариантом. Для этого мы рассмотрим маленький пример.

Организация «Рассвет» применяет общий режим налогообложения – метод начисления и ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций». Организация является плательщиком НДС.

Организация использует служебный легковой автомобиль марки Kia UM (Sorento). Водитель автомобиля Иванов И. И. получил в кассе под отчет 2 300 рублей на приобретение 50 литров бензина для служебной поездки.

Документ Выдача наличных с видом операции Выдача подотчетному лицу и результат его проведения представлены на Рис. 5.

Рисунок 5.

По окончанию служебной поездки мы сформируем в программе документ Путевой лист. В «шапке» документа выберем транспортное средство и его водителя. Норма расхода топлива устанавливается из справочника, но может быть изменена вручную.

В качестве счета затрат по умолчанию используется счет 26 «Общехозяйственные расходы» с предопределенной статьей затрат с названием Содержание служебного автотранспорта. Так как, в соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, расходы на содержание служебного транспорта в целях налогообложения прибыли относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, вышеназванная статья имеет вид расхода – Прочие расходы. При необходимости, счет затрат и (или) его аналитику можно вручную изменить.

Табличная часть на закладке Топливо используется для отражения операций приобретения топлива. В соответствии с нашим примером, за наличный расчет (кассовый чек) было приобретено 50 литров бензина по цене 46 рублей за литр на сумму 2 300 рублей.

Табличная часть на закладке Маршрут используется для отражения операций расходования топлива. Автомобиль следовал по маршруту из пункта А в пункт Б, находился в пути 5 часов, проехал 200 километров. В соответствии с нормой расхода и пройденным расстоянием, документ рассчитал нам расход в количестве 20 литров бензина. При необходимости расход можно изменить вручную.

В «подвале» документа находится симпатичная картинка, показывающая нам наличие топлива в баке на начало поездки, количество приобретенного топлива, количество израсходованного топлива и остаток в баке.

Документ имеет три печатные формы:

• Путевой лист (простая форма);
• Путевой лист (типовая межотраслевая форма №3);
• Авансовый отчет.
• Пример заполнения документа Путевой лист показан на Рис. 6.

Рисунок 6.

При проведении документ сформировал в бухгалтерском учете две проводки.

Во-первых, оприходовал по дебету счета 10.03.2 (залил в бак) 50 литров бензина на сумму 2 300 рублей в корреспонденции с кредитом счета 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами». Иванов за подотчетную сумму рассчитался, поэтому нам понадобится печатная форма Авансовый отчет.

Во-вторых, списал израсходованный бензин с кредита счета 10.03.2 в дебет затратного счета (в нашем примере это счет 26), но списал только в количественном выражении.

Списание счета 10.03.2 «Топливо в баке» в программе производится только «по средней», независимо от способа оценки МПЗ, установленного в учетной политике. Разработчики программы считают, что расчет средней стоимости и списание топлива в суммовом учете вполне может выполнить регламентная операция Корректировка стоимости номенклатуры при закрытии месяца. Поэтому сумму расходов на топливо бухгалтер узнает только в конце месяца.

Результат проведения документа Путевой лист представлен на Рис. 7.

Рисунок 7.

Как мы уже сказали выше, при закрытии месяца регламентная операция Корректировка стоимости номенклатуры выполнит свою обычную работу (откорректирует стоимость списанной номенклатуры) и, в результате, сформирует проводку по списанию счета 10.03.2 в дебет затратного счета в суммовом учете. Следовательно, при использовании в программе документа Путевой лист, регламентная операция

Корректировка стоимости номенклатуры становится обязательной.

Проводка регламентной операции представлена на Рис. 8.

Рисунок 8.

Рассмотрим второй вариант использования документа Путевой лист. Все условия примера останутся прежними, за исключением того, что Иванов оплатил 50 литров бензина с помощью топливной карты. Заполним еще раз документ Путевой лист.

Теперь, в табличной части на закладке Топливо будет указан документ Топливная карта. В данном случае заполняется только количество топлива. Цена и сумма не требуются, так как пока они нам не известны.
Второй вариант заполнения документа Путевой лист показан на Рис. 9.

Рисунок 9.

Посмотрим, какие проводки сформировал документ в данном случае.

Документ оприходовал только в количественном выражении по дебету счета 10.03.2 (залил в бак) 50 литров бензина в корреспонденции с кредитом счета 76.15 «Приобретение по топливным картам». Получается, что физический смысл данного счета заключается в том, что организация должна поставщику за 50 литров бензина, залитого в бак данного транспортного средства, по топливной карте, но пока неизвестно сколько. Вторая проводка нам уже знакома. Документ списал в количественном учете израсходованный бензин с кредита счета 10.03.2 в дебет затратного счета.

Результат проведения документа Путевой лист представлен на Рис. 10.

Рисунок 10.

В конце месяца, при оплате за топливо топливной картой, поставщик представляет расчетные документы. В программе эти расчетные документы отражаются в учете с помощью документа Поступление с новым видом операции Топливо.

В «шапке» документа выбирается поставщик и договор с ним.

По кнопке «Заполнить» табличная часть заполняется транспортными средствами, номенклатурой-топливом и количеством приобретенного по топливной карте топлива. Заполнение происходит на основании данных, учтенных на счете 76.15. Цена и ставка НДС заполняются вручную из полученных от поставщика расчетных документов.

В «подвале» документа, если необходимо, можно зарегистрировать полученный от поставщика счет-фактуру.

Пример заполнения документа Поступление с видом операции Топливо показан на Рис. 11.

Рисунок 11.

При проведении документ оприходует закупленное топливо в суммовом учете по дебету счета 10.03.2 в корреспонденции с кредитом счета 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и, если необходимо, выделит по дебету счета 19.03 «НДС по приобретенным материально-производственным запасам» предъявленную поставщиком сумму НДС. Не забудет документ и закрыть (списать) счет 76.15 «Приобретение по топливным картам».

Результат проведения документа Поступление с видом операции Топливо представлен на Рис. 12.

Рисунок 12.

И опять, при закрытии месяца, нам не обойтись без регламентной операции Корректировка стоимости номенклатуры.

Проводка регламентной операции представлена на Рис. 13.

Рисунок 13.

Наши клиенты могут консультироваться с нашими специалистами по любому вопросу работы в программе. Заключив договор сопровождения 1С с нами сегодня, вы получите бесплатные часы консультаций от наших ведущих специалистов. Воспользуйтесь акцией прямо сейчас!